Пошук по сайту


Лекція Використання текстового редактора Microsoft Word 2003 у роботі юриста

Лекція Використання текстового редактора Microsoft Word 2003 у роботі юриста

Сторінка1/6
  1   2   3   4   5   6





Лекція 3. Використання текстового редактора Microsoft  Word 2003 у роботі юриста.



План.

1. Основні принципи практичної роботи з текстовим процесором Місrosoft Word.

2. Загальні відомості.

3. Вікно програми.

4. Режими перегляду документів.

5. Підготовка документа.

  •  Робота з текстом;

  •  Редагування текста;

  •  Форматування текста;

  •  Друкування документа;

6. Елементи професійної роботи.

7. Шаблони професійних документів.

8. Настройка Word для ефективної роботи.



Рекомендована література:

  1. Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка — Київ, 2002.

  2. Дж.Куртер., Маркви А. Microsoft Office 2000 учебний курс — СПб.: "Питер" 2001.

  3. Баженов В.А., Венгерський П.С., Горлач В.М., Левченко О.М. Лізунов П.П., Гарвона В.С., Ананьєв О.М., Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології., підручник для студентів вищих закладів освіти.—Київ, “Каравела”, 2003.

  4. Информатика для юристов и экономистов. Учебник для вузов. Под редакцией С.В.Симоновича. - СПб.: Питер, 2004.

  5. Бондаренко С.В., Бондаренко М.Ю. Word 2003. Популярный самоучитель. - СПб.: Питер, 2005.

  6. Руденко В.Д., Макарчик О.М., Патланжоглу О.М. Курс інформатики – Київ, “Фенікс”, 2001.



1. Основні принципи практичної роботи з текстовим процесором Місrosoft Word.

Основні принципи практичної роботи пов'язані з номером версії програми. Базовий принцип тут полягає в тому, що чим більше можливостей має програма, тим більш суворо треба підходити до вибору тих функцій, якими можна користуватися у кожному конкретному випадку. Зручний підхід, коли набір допустимих засобів оформлення і форматування документа визначає його замовник.

Замовник є у кожного документа. Навіть якщо документ готується для особистого використання, умовним замовником є сам автор. Замовником можна вважати і виконавця, якому передається документ для подальших операцій, наприклад, для рецензування або виводу на друк. До категорії «замовників» відносяться і передбачувані клієнти, для яких даний документ розробляється. При цьому виникає ряд питань, які треба вирішити до початку роботи з документом. 

До якого типа відноситься документ? Сучасні текстові процесори дозволяють створювати документи трьох типів:

Перший тип - це друковані документи, які створюються і роздруковуються на одному робочому місці або в одній робочій групі. Подальший рух документа відбувається тільки в паперовій формі. Склад допустимих засобів оформлення в даному випадку визначається тільки технічними можливостями друкуючого пристрою.

Другий тип електронні документи у форматі текстового процесора, наприклад Мicrosoft Word. Такі документи передаються замовнику у вигляді файлів. Електронний документ, як правило, не є остаточним. В більшості випадків замовник може його допрацьовувати, редагувати, форматувати, роздруковувати або використовувати його компоненти для підготовки своїх документів (книг, журналів, збірників статей і т. п.). Набір дозволених засобів в даному випадку, як правило, мінімальний і визначається замовником.

 Третій тип Web-документи. Передбачається, що в цій якості вони залишаться назавжди, і їх перетворення в друковані документи не планується. У Web-документах велику роль грає управління кольором. Для цієї категорії документів найбільш широкий вибір засобів форматування і оформлення.

Хто є замовником документа? Найтиповіший випадок — коли замовником документа є роботодавець, тобто адміністрація підприємства або установи. Треба з'ясувати правила оформлення документів, прийняті в даній організації, і суворо їх дотримуватися. Якщо існують готові шаблони, їх треба використовувати, а якщо їх немає, то розробити свої і погоджувати з керівництвом.

Найпростіший випадок — коли замовника немає, і автор робить документ для себе. Він може використовувати будь-які засоби, які йому підкаже фантазія і які підтримуються його пристроями виводу (екран для Web-документів або принтер для друкованих документів).

Найважчий випадок — коли замовник зовнішній, особливо якщо він не цілком визначений. В цьому випадку виконавці часто плутають поняття представлення документа і надання документа. Для представлення документа вони прагнуть використовувати всі засоби форматування, які найкращим чином підкреслюють достоїнства документа. При наданні документа ситуація зворотна. Тут не автор, а замовник визначає форму і засоби форматування і оформлення. Використання цих засобів в даному випадку має дозвільний характер. Якщо ж вимоги замовника ще не відомі, слід припускати, що небажана більшість засобів форматування документів, які передаються для подальшої обробки. Зокрема, необхідно:

  • обмежити використовувані набори шрифтів тільки тими, які входять до складу операційної системи (не більше двох наборів: один — для основного тексту, інший — для заголовків і допоміжного тексту);

  • мінімізувати використання засобів форматування абзаців: відмовитися від вирівнювання по ширині і від переносу слів, обмежити число використовуваних шрифтових зображень (не більше двох: основного і додаткового);

  • відключити всі автоматичні засоби форматування: розстановку колонтитулів, нумерацію сторінок, маркіровку і нумерацію списків та інші;

  • не використовувати вбудовані засоби текстового процесора для створення вбудованих об'єктів (художні заголовки, векторні малюнки, рамки інші) — всі об'єкти повинні створюватися спеціальними програмами, зберігатися в окремих файлах, вставлятися в текст документа методом зв'язування і додаватися до файлу документа;

  • виключити використання прийомів взаємодії вбудованих об'єктів з текстом;

  • зберігати готові документи в простих форматах, що несуть мінімум інформації про форматування (для документів Microsoft Word такими є формати Только текст або Документ Word);

  • у кожному випадку відступи від цих правил, наприклад при необхідності використовувати формули, таблиці і спеціальні символи, узгоджувати свої дії із замовником.

Ці вимоги до документів, що надаються для подальшої технологічної обробки, пов'язані з тим, що більшість засобів оформлення і форматування текстового процесора є «річчю в собі». Достоїнства цих засобів виявляються тільки при виведенні остаточного документа засобами того ж самого процесора, будь то виведення на друк, перегляд на екрані або публікація в Web-структурі. При обробці даних, що містяться в документі, іншими програмними засобами переваги форматування і оформлення можуть обертатися тяжкими проблемами.



2.  Загальні відомості

Створення й обробка текстових документів завжди були невід’ємною частиною діяльності людини. Довідки, звіти, накази, розпорядження, таблиці… Декілька років вчені билися над розгадкою стародавньої протогрецької писемності, зразки якої були знайдені у Мікенах. Очікувалося, що розшифровування дасть ключ до важливих історичних фактів. На жаль, те, що вчені, нарешті, змогли прочитати, було досить банальним: звіти  про запаси зерна, боргові записи...

Комп’ютери внесли в роботу з документами свіжий струмінь. По-перше, стала можливою досить швидка й ефективна підготовка самих документів (завдяки багаторазовому використанню введеної у комп’ютер  інформації). По-друге, в міру удосконалення друкуючих пристроїв і розширення можливостей текстових редакторів підвищувалась якість друкованої документації. По-третє, в міру розвитку телекомунікаційних систем, як локальних, так і глобальних, все більшого значення набуває електронний документообіг. Тобто передавання документа від однієї сторони до другої стає можливим без використання паперу. Це не тільки економить таку цінну сировину, як целюлоза, але й значно підвищує гнучкість самого процесу обміну  документами.

Сучасні провідні світові компанії економлять мільйони доларів тільки завдяки скороченню витрат на поштові послуги, факсимільний зв’язок, папір.

З усіх програм Microsoft Office 2003 для підготовки текстових документів найбільше підходить текстовий редактор Word. Для підготовки окремих частин документа (діаграми, таблиці, рисунки тощо) можуть, звичайно, використовуватись і інші програми, але Word – все ж таки основний інструмент.

Як і будь яка інша програма Windows, Word завантажується за допомогою кнопки Пуск. Слід вибирати послідовність Меню Пуск – Программы – Microsoft Office - Microsoft Word 2003.

Якщо  Ви бажаєте попрацювати з уже існуючим документом, створеним Word, то, знайшовши його, наприклад, за допомогою Проводника або в іншому вікні, слід двічі клацнути по позначці документу. Буде завантажений одночасно текстовий редактор  Word і вибраний Вами документ.

Можна скористатися і пунктами Меню Пуск Создать документ Office або Открыть документ Office.

Не варто забувати, що всі документи, з якими Ви працювали в останній час, знаходяться в меню Пуск – Документы.



3. Вікно програми.



Рис. 1.1. Вікно редактора Word

Як і будь-яка програма Windows,  Word працює у своєму вікні (рис. 1.1).

 Якщо Ви одночасно працюєте з кількома документами, то для кожного з них буде створено власне вікно. Список усіх відкритих документів можна проглянути у Меню Окно. Через нього можна переключитися у будь-який відкритий документ.

Під заголовком вікна знаходиться Меню Word, яке складається із груп: Файл, Правка, Вид... У кожну групу включені команди. І для відкриття групи меню, і для вибору команди використовується клацання лівої кнопки  на відповідному підпису. Слід звернути особливу увагу на те, що меню може демонструватися у повній  і скороченій формах.

По замовчанню Вам демонструється скорочене меню (рис. 1.2). У ньому вказуються тільки часто використовувані команди. Ті, що викликаються рідше, ховаються. Це робиться для того, щоб Вас не  відволікали зайві команди.

 Усі операції та настроювання у Word можна виконати через відповідні команди меню.
Але для команд, які часто використовуються, є кнопки, об’єднані у панель інструментів. По замовчанню у вікні при завантаженні з’являються панель форматування та стандартна панель.

У середині вікна Word, тобто у робочому полі, знаходиться сам документ, який Ви можете редагувати. Вид документа установлюється натисканням однієї з чотирьох кнопок у лівому нижньому куті. Унизу вікна знаходиться рядок стану, в якому відображається службова інформація: поточна позиція текстового курсора (сторінка, рядок, колонка), кількість сторінок у документі, хід операцій та ін.

Лінійки призначені для того, щоб можна було орієнтуватися у розмірах Вашого документа. На лінійках знаходяться бігунки, які керують розміром поля та відступами.

Курсор – це екранний об’єкт . Слід розрізняти два типи курсора, які завжди присутні, – текстовий і “мишиний”.

Текстовий курсор – це мерехтлива риска, яка показує, де буде вводитися текст, який набирається. Текстовий курсор переміщується клавішами управління на  клавіатурі.

Курсор миші може мати різний вигляд, в залежності від функції, яка виконується при маніпулюванні мишею. Він  використовується  для вибору команд меню, для натискання кнопки на екрані, для виділення фрагментів тексту та для швидкого переміщення текстового курсора клацанням миші  у потрібній позиції.






4. Режими перегляду документа. 
Є такі режими перегляду документа:

 Обычный – відображає документ у найбільш спрощеному вигляді;

 Web-документ – відображається у тому вигляді, який він набуває при  перетворенні у гіпертекстовий формат (HTML); при цьому більша частина елементів форматування, доступних у Word 2003, буде загублена;

 Разметка страницы найбільш зручний режим, оскільки Ви бачите документ майже у такому вигляді, яким він буде на аркуші паперу після друку;

 Структура цей режим слід використовувати при роботі із складними документами;

 Схема документа – вікно редактора розбивається на дві частини, у правій відображається Ваш документ, у лівій – структура документа, і можна легко перейти у будь-яке місце документа;

 Попередній перегляд – відображає сторінки так, як вони будуть надруковані.

Панель інструментів можна настроїти “під себе”, перетворивши її у зручний пульт управління. Для цього треба вибрати меню Вид – Панели инструментов (рис. 1.3). У розгорнутому меню включити/виключити ті чи інші панелі. Якщо треба створити нову кнопку, треба вибрати команду Вид – Панели инструментов – Настройка... та вкладку Команды. Після цього у списку Категории вибрати  назву меню, а у списку Команды – команду, для якої Ви бажаєте створити кнопку. “Схопивши” мишею потрібну кнопку, “перетягнути” її на панель інструментів. Щоб вилучити кнопку з панелі інструментів, треба “перетягти” її мишею із панелі інструментів у вікно Настройка.

Якщо для часто використовуваної команди не передбачено позначки, створити її можна таким же чином, тільки на панелі з’явиться кнопка з текстом.

З’ясуємо, як готуються текстові документи.

Схему підготовки документа можна уявити собі так (рис. 1.4).

 

 
  

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Якщо Ви починаєте працювати з новим документом, необхідно  використати кнопку Создать або команду Файл – Создать... У цьому випадку у вікні з’явиться новий документ, який і стане поточним.

Якщо документ був створений та збережений у вигляді файла раніше, то для того, щоб почати його редагувати, слід використати кнопку Открыть або команду Файл – Открыть... У обох випадках з’явиться вікно, в якому треба вибрати, де (список, папка...) і який файл слід відкрити.

Якщо Ви працювали недавно, то унизу меню Файл є список останніх документів, з якими Ви працювали. Клацнувши мишею по потрібному документу, його можна завантажити.

Щоб переглянути зміст документа, не відкриваючи його, треба у вікні Открытие документа установити режим швидкого перегляду, натиснувши кнопку Просмотр (рис. 1.5).

 



  1   2   3   4   5   6

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Комплексна практична робота “Робота в середовищі текстового редактора Microsoft Word”
Завантажити текстовий редактор Word, встановити: розмір сторінки А5, орієн­тація "Книжная", поля – по 2 см, шрифт Arial, розмір Створити...

Робота з графічними об’єктами у середовищі текстового процесора
Підтема: Використання примітивів під час створення графічних зображень використовуючи векторний графічний редактор на базі microsoft...

Тема роботи
Мета роботи: здобути практичні навики створення різноманітних за формою І наповненням документів, використовуючи засоби текстового...

Який вид пам’яті дозволяє зберігати інформацію після вимкнення комп’ютера?
Укажіть об’єкт текстового документа Microsoft Word, який має такі параметри: відступ, вирівнювання, інтервал

Лекція з теми „Текстовий процесор Microsoft Word”
Значна частина інформації, що сприймається людиною, передається у вигляді тексту. Сьогодні робота з текстовими документами найбільш...

«ппз загального призначення», «Текстовий редактор (Word)»
Поставити у відповідність кнопкам вікна текстового процесора Word функції, які виконуються при натисканні цих кнопок

Лабораторні завдання з теми „Текстовий процесор Microsoft Word”
Запустіть текстовий процесор командою ПускПрограммы Microsoft Word. Ознайомтесь із будовою вікна програми1, що є типовим для операційної...

Уроку
Гехніка безпеки в кабінеті інформаційно-комунікаційних технологій. Об'єкти текстового редактора

Звіт з контрольної роботи повинен бути підготовлений у текстовому...
Укладач: Кононец Наталія Василівна, кандидат педагогічних наук, викладач інформатики та комп’ютерних технологій Аграрного коледжу...

Лекція №12 з курсу: «Застосування засобів ооп в лінгвістичних задачах»
И. В. Романовский Дискретный анализ. Спб.: Невский диалект; 2003. – 30 с. Ил. Стр. 87



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

info.lekciya.com.ua
Головна сторінка